福岡で屈指の頭脳集団

プロネットグループの中で「人事屋」として仕事をしているのが私たちヒューマニー事業部です。今回は私どもヒューマニー事業部の資料管理について書かせて頂きます。
どのお仕事でもそうだとは思いますが、膨大な資料整理は大変ではないでしょうか。

私どもが大切にしている資料管理のポイントは
１．どこに何があるのか、誰が見てもすぐ分かる
２．見やすく綺麗に綴じる（ファイルや資料を作成する際はビシッと四角揃える）
３．実際に使う際の思考の流れを考えて論理的に大分類・中分類・小分類に区分する
４．資料の綴じ間違えはないか
５．過去資料も、場所を変えて綺麗に保管する
上記のようなことをポイントに資料を管理しております。

当たり前のことではありますが、
＊「資料をきちんと綺麗に見やすく整理・管理する」作業は、お客さまからのご質問にもレスポンスよくお答えすることができます。
他にも、「分散している記憶やメモを記録して残しておく。」一見面倒くさいこの作業も、記録として残し過去作業を記憶するという大事な作業となってきます。

＊「分かりやすく管理する」ということも大事です。
どこに何があるか把握しておけばすぐに確認できます。

ファイリングは一見して単純作業ですが、ロジカルシンキングが求められる奥の深い作業です。書類整理後、「資料を探す時間をいかに短くできるか。どのようにすれば誰が見ても分かるように分類できるか。」等、高い水準で管理し、すぐに取り出せるように考えなければなりません。
ロジカルシンキングはビジネスでも必要になってきます。日々の仕事に追われますと、大事な資料整理を見逃しがちになりますが、思考の訓練にもなるファイリングを今後も継続していかなければいけないなと思います。


ヒューマニー事業部

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