福岡で屈指の頭脳集団

最近、巷では片付けに対する世間の意識が高いことがあちこちで伺えます。
本屋に行くと、気持ちよく暮らすための整理整頓術などの本が平積みにされ、テレビには、収納名人なる人が登場し、百円ショップをフル活用しての様々なアイデアを披露。

会社内でも、わりと頭を悩ませるのが文書管理を含めた整理整頓です。
まずは、社員ひとりひとりの意識付け。「片付けができない＝会社に損失を与えている」というコスト意識を持ってもらうことが必要です。

１．スペースの無駄をなくす
　貴方の座っているその場所も経費がかかっています。自己の専有スペースに家賃はいく　らかかっているでしょう。身の回りに無駄な私物を置いていませんか？
２．時間の無駄をなくす
　「あれはどこにいったっけ？」
　書類に埋もれて、必要なものが探せなくなっていませんか？貴方のその探しているその　時間にも、経費が発生しています。
　一般的には、作成後一年間利用しなかった文書は８割方不要といわれています。大切な　文書が、不必要な文書に埋もれていませんか？
３．仕事の効率化
　コピー文書はなるべく避けましょう。必要な情報は共有化して、誰でもどこにあるかが　わかるようにすること。ファイル名に「管理ファイル」等抽象的な名前を付けると、中　身がわかりにくくなってしまいます。
　廃棄基準、保管場所を明確にした文書管理台帳を作成し、たとえ今日入社したばかりの　新人であっても、探しているファイルがどこにあるのか、それが会社でどのくらいの重　要性がある文書なのかがひとめでわかるようにしておきましょう。
　廃棄基準は、ファイルの見出しにも書いておくほうが望ましいといえます。
　書庫がある会社では、ただの荷物置き場にせず、ぜひ本来の目的である書庫として利用　したいものです。

契約書、注文書、請書等の営業管理文書から、元帳、伝票、決算書等経理文書、労務関連文書等、会社で管理しなければならない文書は部署毎に様々です。
まずは、部署毎に、何の文書があるのかを把握することから。
そして、書庫に集中管理することを考えるならば、会社全体での統一したシステム作りが必要でしょう。
税務調査の時、調査官に必要な帳票を見せる際、あっちだったか、こっちだったかとダンボールの中を泳がなくてはならない状況だけは避けたいものです。
文書によって、各法令で保存期間が定められていますので、必ず確認するようにしてください。

文責：経理サポート部

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